Tietosuoja

Keravan Kori-80 ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 22.5.2018

1.Rekisterinpitäjä

Keravan Kori-80 ry

Y-tunnus: 1752465-2

Kauppakaari 11, liikehuoneisto 6

04200 Kerava

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Seurasihteeri, kori80toimisto@gmail.com, 0400 514 491

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten osalta Keravan Kori-80 ry:n oikeutettuun etuun, eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • Yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpito
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkeenjohtaja, pelaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Keravan Kori-80 ry:n oikeutettuun etuun, eli sovittuun yhteistyöhön. Henkilötietojen käsittely yhteistyökumppaneiden osalta perustuu sopimukseen tai Keravan Kori-80 ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Keravan Kori-80 ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11§:n vaatimat henkilötiedot (jäsenen nimi ja kotipaikka)
  • Syntymäaika ja sukupuoli
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin maksuihin liittyvät laskutustiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Alaikäisen jäsenen osalta rekisteriin tallennetaan myös tarpeelliset huoltajan suostumukset esimerkiksi jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen. Rekisteriin tallennetaan myös alaikäisen jäsenen huoltajan nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Nimi
  • Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Laskutukseen liittyvät tiedot
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä tai yhteyshenkilöistä:

  • Nimi
  • Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Titteli / asema yrityksessä tai yhteisössä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Keravan Kori-80 ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kun ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään tämän toiminnassa mukana olon ajan, kalenterivuoden loppuun
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään tämän toiminnassa mukana olon ajan, kalenterivuoden loppuun
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään niin kauan kun ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot, sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti tämän selosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Oikaisu- ja poistopyynnöt käsitellään kohtuullisessa ajassa, viimeistään 30 päivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

10. Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.